Een expediteur organiseert het transport van goederen voor een bedrijf, zonder zelf te rijden of te varen. Hij neemt de taken van rederijen, transporteurs, douane en terminals over en stuurt ze aan. Zo heeft de klant één aanspreekpunt voor de hele zending.
Over de betekenis van expediteur bestaat veel verwarring. Wie hoort dat een bedrijf expediteur is, denkt vaak aan een transportfirma met een parking vol vrachtwagens. Dat klopt meestal niet. In dit artikel leest u wat een expediteur doet, hoe dat loopt bij een import uit China, en wat er kan mislopen wanneer u het zelf regelt.
Wat is een expediteur?
Een expediteur is een schakel in de logistieke keten die de taken van andere schakels overneemt en centraliseert. Hij boekt de zeevracht bij de rederij, regelt het vervoer naar en van de haven, laat de goederen inklaren en zorgt voor de levering. De klant heeft voor dat alles één contactpersoon.
In België spreekt men juridisch van een commissionair-expediteur. Die sluit de nodige contracten af voor rekening van zijn klant, maar is zelf geen vervoerder. De expediteur organiseert, de rederij vaart en de transporteur rijdt.
In het Engels heet een expediteur een freight forwarder. Die term komt u ook in Vlaanderen geregeld tegen, zeker op offertes en in internationale mails.
Heeft een expediteur eigen vrachtwagens?
Meestal niet. Dat is het grootste misverstand over het beroep. Een klassieke expediteur werkt met een netwerk van transporteurs, rederijen, luchtvrachtmaatschappijen en magazijnen. Per zending kiest hij de partij die past.
Sommige expediteurs hebben wel eigen vrachtwagens of magazijnen. Dan schuiven ze op richting een 3PL-dienstverlener (third party logistics), die ook opslag, orderpicking en distributie uitvoert. Het onderscheid is niet altijd scherp. De kern van expeditie blijft regie: het transport organiseren, niet het zelf uitvoeren.
Geen eigen vloot hebben is voor de klant vaak een voordeel. Een transporteur met eigen trucks werkt met wat er die dag op zijn parking staat. Een expediteur die een aanvraag last minute binnenkrijgt en bij één partner nee hoort, belt de volgende. Hij zit niet vast aan één type materiaal of één planning.
Wat doet een expediteur concreet?
Een voorbeeld maakt het duidelijker. We nemen een import uit China, een traject dat veel Belgische KMO's kennen. Een KMO bestelt goederen bij een leverancier in China. Zonder expediteur moet die importeur zelf partijen zoeken in China, op zee en in België, en ze op elkaar afstemmen. Met een expediteur verloopt het zo:
- De expediteur laat de goederen afhalen bij de leverancier in China.
- Hij regelt het vervoer naar de vertrekhaven.
- Hij boekt de zeevracht, als volle container (FCL) of als deellading in een gedeelde container (LCL).
- Bij aankomst in Antwerpen of Rotterdam regelt hij het invoerproces en de inklaring.
- Een vrachtwagen levert de goederen af bij de klant.
Elke stap heeft een eigen partij, eigen documenten en eigen deadlines. De expediteur houdt ze samen. Meer over dit traject leest u in ons artikel over importeren uit China naar België. Twijfelt u tussen een volle container of een deellading, lees dan het verschil tussen FCL en LCL.
Wat kan er mislopen wanneer u het zelf regelt?
Veel importeurs willen de kosten laag houden en regelen het transport zelf. Dat kan, maar de rekening valt achteraf vaak hoger uit dan de offerte van een expediteur.
Een fout in de inklaring is het klassieke voorbeeld. De container staat in de haven, maar mag niet van de kaai omdat de douaneaangifte niet klopt. Het transport is al geboekt en de vrachtwagen staat klaar. Dan betaalt de importeur foutvracht aan de transporteur, en intussen loopt de demurrage bij de rederij op. Hoe die kosten per dag oplopen, leest u in ons artikel over demurrage en detention in Antwerpen.
Daarnaast zijn er douaneboetes bij foute of onvolledige aangiftes. En er zijn lokale kosten in de haven waar wie zelf boekt vaak niet op rekent.
Andere importeurs kiezen een incoterm waarbij de leverancier het transport regelt, om het gedoe te vermijden. Bij CIF betaalt de verkoper de zeevracht tot de haven van aankomst. Wat daarna volgt, zoals de lokale kosten, de inklaring en het vervoer naar uw magazijn, blijft voor u. Dat komt vaak duurder uit dan wanneer u zelf een expediteur inschakelt. Welke leveringsvoorwaarde bij uw situatie past, leest u in Incoterms 2020 uitgelegd.
Wanneer schakelt u een expediteur in?
Een expediteur levert het meest op wanneer een zending meer dan één schakel heeft. Typische momenten zijn:
- uw eerste import of export van buiten de EU, met een douaneaangifte erbij
- een leverancier die verkoopt onder EXW of FOB, waardoor het hoofdtransport bij u ligt
- containers die via de haven binnenkomen en verder moeten naar uw magazijn
- transporten met tijdsdruk, waarbij u geen tijd hebt om zelf partijen te zoeken
- zendingen met speciale eisen, zoals uitzonderlijke afmetingen of gevaarlijke goederen
Hoe meer partijen, documenten en grenzen er bij een zending komen kijken, hoe meer regie een expediteur u bespaart.
Waarom hebben expediteurs soms een slechte naam?
Expediteurs hebben niet altijd een goede reputatie. Veel bedrijven zien hen als tussenpersoon die geld verdient op het werk van anderen. Zelfs in een opleiding internationale handel hoorden we onlangs nog dat expediteurs kosten en toeslagen verzinnen.
Dat klopt niet. De toeslagen op de factuur van een expediteur komen van de rederij, de terminal of de haven. Ook wie zonder expediteur werkt, betaalt die kosten. De expediteur rekent ze door en vraagt daarnaast een vergoeding voor zijn eigen werk: boeken, opvolgen, documenten en douane. Dat is werk dat de klant anders zelf moet doen.
Wat de naam van de sector wel schaadt, zijn offertes die laag lijken en achteraf aangevuld worden met extra kosten. Vraag daarom altijd een offerte voor de hele keten, en vraag welke kosten er eventueel nog bij kunnen komen.
Is een expediteur altijd goedkoper?
Niet altijd. Voor één schakel vindt u soms een lagere prijs. Het voordeel zit ergens anders: u weet vooraf waar u aan toe bent. De offerte omvat de hele keten, van afhaling tot levering.
Garanties bestaan niet in de logistiek. Een schip kan vertraging hebben, een container kan aan de douane gecontroleerd worden. Een goede expediteur zegt dat eerlijk en probeert de kosten zo laag mogelijk te houden als het toch misloopt.
Elke expediteur heeft ook zijn niche. De ene is sterk in luchtvracht, de andere in uitzonderlijk vervoer of in zeevracht uit Azië. Vraag dus gerust naar ervaring met uw type zending.
Een expediteur in de buurt van de haven van Antwerpen
PLS is een expediteur uit Sint-Job-in-'t-Goor, in de buurt van de haven van Antwerpen. Wij werken uitsluitend als commissionair-expediteur, met tientallen geverifieerde transporteurs en partners waarmee we al lang samenwerken. Wij regelen onder meer zeevracht via Antwerpen, luchtvracht, wegtransport en douaneformaliteiten, met één vast aanspreekpunt per dossier.
Wilt u weten wat een expediteur voor uw zending kan doen? Neem contact met ons op.