Eventlogistik bezeichnet den Transport von Material zu Veranstaltungen, Messen und Wettbewerben und wieder zurück, innerhalb eines festen Zeitfensters. PLS übernimmt das europaweit, im Container oder per Lkw. Wir planen die Touren, sprechen mit den Be- und Entladestellen und verfolgen jede Bewegung, auch außerhalb der Bürozeiten.
Worin unterscheidet sich Eventlogistik vom regulären Transport?
Im regulären Güterverkehr zählt die Laufzeit. Bei einer Veranstaltung zählt die Uhrzeit. Eine Messehalle öffnet zu einem vereinbarten Zeitpunkt, eine Rennstrecke gewährt Zugang nach einem Ablaufplan, den Sie nicht bestimmen, und ein Festivalgelände steht drei Wochen später wieder leer.
Wer zu früh kommt, wartet, ohne dass jemand entlädt. Wer zu spät kommt, steht vor geschlossenem Tor. Diese beiden Risiken bestimmen den Aufbau eines Dossiers.
Hinzu kommt die Erreichbarkeit. Viele Veranstaltungsorte sind nicht für einen Sattelauflieger oder einen 40-Fuß-High-Cube ausgelegt. Denken Sie an einen Stadtkurs wie Monaco oder an ein Messegelände, dessen letzte fünfhundert Meter durch ein Wohngebiet führen. Das muss vor der Abfahrt des Fahrers feststehen, nicht erst, wenn er davorsteht.
Welches Equipment setzen wir für Messen und Veranstaltungen ein?
Das hängt von der Ladung ab. Standmaterial, Kulissen und Maschinen für eine Messe fahren meist auf dem Planenauflieger oder im Kofferauflieger, weil das Be- und Entladen dann seitlich oder über die Rückseite erfolgt. Was für einen geschlossenen Auflieger zu hoch, zu schwer oder zu sperrig ist, etwa Bühnenteile, Konstruktionen oder Maschinen, geht auf den Plateauauflieger oder den Semitieflader. Material, das eine ganze Saison mitreist und zwischen den Stationen auf dem Gelände bleibt, transportieren wir im Container.
In beiden Fällen arbeiten wir mit Komplettladungen. Einzelstücke transportieren wir ebenfalls, jedoch nicht als Sammelgut mit einer langen Liste von Zeitfenstern.
Konkret geht es um Messen und Ausstellungen, mehrtägige Festivals, Sportveranstaltungen mit wanderndem Aufbau sowie Ausstellungen, die von Stadt zu Stadt ziehen.
Wie läuft Containerverkehr zwischen Veranstaltungsorten ab?
Seit 2025 fahren wir Einwegcontainerverkehr für einen internationalen Sportkalender, der acht europäische Länder durchquert. Das Material wandert im 40-Fuß-High-Cube von Standort zu Standort, mit Seitenlader beim Be- und Entladen.
Ein solches Projekt umfasst rund dreißig Container. Jede Bewegung hat ein eigenes Ankunftsfenster und einen eigenen Ansprechpartner vor Ort. Bei manchen Zielen kalkulieren wir zwei Tage Wartezeit ein, weil die Entladung nur zu einem festen Termin möglich ist.
Wer betreut die Touren, wenn nachts etwas schiefgeht?
Wir. An diesem Punkt entscheidet sich die Arbeit.
Eventlogistik findet außerhalb der Bürozeiten statt. Eine Entladung um 5 Uhr, ein Fahrer um 22 Uhr vor geschlossener Schranke, ein Platzverantwortlicher, der erst nach dem Aufbau erreichbar ist. Wir arbeiten zu diesen Zeiten mit und stehen direkt mit den Fahrern in Kontakt, statt über ein Dispositionssystem, das erst am nächsten Morgen gelesen wird.
Unser festes Netz von Transportunternehmen in der Europäischen Union arbeitet nach demselben Prinzip. Wer bei uns anruft, erreicht ein Diensthandy, das rund um die Uhr abgenommen wird.
Das ist zugleich unsere ehrliche Antwort auf die Frage, ob wir für ein Projekt mit dreißig Containern zu klein seien. Große Anbieter haben mehr Zugmaschinen. Nach 19 Uhr erreichen Sie dort die Mailbox.
Warum für ein solches Projekt einen Spediteur einschalten?
Weil jemand den Überblick behalten muss. Bei dreißig Bewegungen über acht Länder telefonieren Sie sonst selbst mit dreißig Fahrern, ebenso vielen Be- und Entladestellen und einigen Terminals dazwischen.
Wir sammeln diese Informationen und bündeln sie. Sie haben einen Ansprechpartner, der weiß, wo jeder Container steht, welchen Status er hat und was heute passieren muss. Die Abstimmung mit den Standorten übernehmen wir, einschließlich der Telefonate, die niemand gern führt.
Wo lassen sich Container zwischen zwei Veranstaltungen abstellen?
Wir verfügen über Depots im Benelux-Raum und in Deutschland und nutzen sie auf drei Arten.
Einen Container, der erst in zehn Tagen am nächsten Standort sein muss, stellen wir zwischenzeitlich ab, statt ihn auf einem Gelände stehen zu lassen, wo er im Weg steht. An denselben Standorten wechseln wir den Auflieger, wenn Disposition oder die EU-Lenk- und Ruhezeiten es verlangen. Und wenn der Zielort keinen Container aufnehmen kann, laden wir dort auf Equipment um, das dorthin gelangt.
Lagern Sie auch Kulissen und Standmaterial ein?
Ja. Neben Containern lagern wir loses Veranstaltungsmaterial in unserem Lager ein. Dazu zählen Kulissenteile, Standwände, Banner, Flightcases, Mobiliar und Verpackungen, die Sie erst beim Abbau wieder benötigen.
Für Material, das einige Male im Jahr unterwegs ist, ist das häufig günstiger als eine eigene Halle. Sie melden den Abfahrtstermin, wir verladen und bringen es zum nächsten Standort. Zwischen zwei Messen bleibt es einfach bei uns stehen.
Was wir tun und was nicht
Wir tun:
- Straßentransport mit Planen- oder Kofferauflieger zu Messehallen und Veranstaltungsgeländen
- Straßentransport mit Plateauauflieger oder Semitieflader für Bühnenteile, Konstruktionen und Maschinen
- Containertransport zu und von Veranstaltungsorten in Europa
- Einwegverkehr zwischen aufeinanderfolgenden Standorten
- Zwischenlagerung von Containern in unseren Depots im Benelux-Raum und in Deutschland
- Lagerung von Kulissen, Standmaterial, Flightcases und Verpackungen zwischen zwei Events
- Kranarbeiten, wenn das Dossier es erfordert
- Kurzfristige Anfragen, soweit Equipment verfügbar ist
- Zollabfertigung und Dokumente wie CMR-Frachtbrief, e-CMR und T1-Versandverfahren
- ATA Carnet
Wir tun nicht:
- Sammelgut mit einer Reihe einzelner Termine und Zeitfenster. Diese Arbeit läuft als Komplettladung oder im Container
- Standbau oder Abbau vor Ort