Eventlogistiek is het transport van materiaal naar en van evenementen, beurzen en wedstrijden, binnen een vast tijdvenster. PLS rijdt dat met containers en met gewone vrachtwagens door heel Europa. Wij plannen de ritten, bellen met de laad- en losplaatsen en volgen elke beweging op, ook buiten de kantooruren.
Wat maakt eventlogistiek anders dan gewoon transport?
Bij regulier vrachtvervoer telt de doorlooptijd. Bij een evenement telt het uur. Een beurshal opent op een afgesproken moment, een circuit geeft toegang volgens een schema dat u niet bepaalt, en een festivalterrein staat drie weken later weer leeg.
Wie te vroeg komt, staat te wachten zonder dat er iemand lost. Wie te laat komt, staat voor een gesloten poort. Die twee risico's bepalen hoe wij een dossier opbouwen.
Daar komt de bereikbaarheid bij. Veel eventlocaties zijn niet gemaakt voor een oplegger of een 40ft high cube. Denk aan een stadscircuit zoals Monaco, of een beursterrein waar de laatste vijfhonderd meter door een woonwijk loopt. Dat moet u weten voor de chauffeur vertrekt, niet als hij er staat.
Welk transport zetten wij in voor evenementen en beurzen?
Dat hangt af van de lading. Standmateriaal, decor en machines voor een beurs rijden meestal met een tautliner of een gesloten vrachtwagen, omdat laden en lossen dan langs de zijkant of achteraan kan. Wat te hoog, te zwaar of te log is voor een gesloten wagen, denk aan podiumdelen, constructies of machines, gaat op een vlakke trailer of een semidieplader. Materiaal dat een heel seizoen meereist en telkens op een terrein blijft staan, zetten wij in containers.
Beide gaan per volle wagen. Losse stukken vervoeren wij ook, maar niet in groepage met een lange lijst tijdssloten.
Concreet gaat het om beurzen en tentoonstellingen, meerdaagse festivals, sportevenementen met een rondreizende opbouw en exposities die van stad naar stad verhuizen.
Hoe verloopt containerverkeer tussen evenementlocaties in de praktijk?
Sinds 2025 rijden wij one-way containerverkeer voor een internationale sportkalender die door acht Europese landen trekt. Het materiaal verhuist in 40ft high cubes van locatie naar locatie, met sideloaderhandling bij het laden en het lossen.
Zo'n project telt ongeveer dertig containers. Elke beweging heeft een eigen aankomstvenster en een eigen contactpersoon ter plaatse. Bij sommige bestemmingen calculeren wij twee dagen wachttijd in, omdat de lossing pas op een vast moment kan.
Wie volgt de ritten op als er 's nachts iets misloopt?
Wij. Dat is het punt waarop dit werk staat of valt.
Eventlogistiek speelt zich af buiten de kantooruren. Een lossing om 5 uur, een chauffeur die om 22 uur voor een dichte slagboom staat, een terreinverantwoordelijke die pas na de opbouw bereikbaar is. Wij werken op die uren mee en houden rechtstreeks contact met de chauffeurs, niet via een dispatchsysteem dat pas de volgende ochtend gelezen wordt.
Ons vast netwerk van vervoerders in de Europese Unie werkt volgens hetzelfde principe. Wie ons belt, krijgt een werktelefoon die 24 uur op 24 opneemt.
Dat is meteen ons eerlijke antwoord op de vraag of wij niet te klein zijn voor een project van dertig containers. Grote spelers hebben meer trekkers. Na 19 uur krijgt u daar een voicemail.
Waarom werkt u voor zo'n project met een expediteur?
Omdat iemand het overzicht moet houden. Bij dertig bewegingen over acht landen belt u anders zelf met dertig chauffeurs, met evenveel laad- en losplaatsen en met een paar terminals ertussen.
Wij verzamelen die informatie en bundelen ze. U hebt één aanspreekpunt dat weet waar elke container staat, wat de status is en wat er vandaag moet gebeuren. De coördinatie met de locaties doen wij, ook de telefoons die niemand graag pleegt.
Waar kunt u containers stallen tussen twee evenementen?
Wij beschikken over depots in de Benelux en Duitsland. Die gebruiken wij op drie manieren.
Een container die pas over tien dagen op de volgende locatie moet zijn, zetten wij tussentijds weg in plaats van hem te laten staan op een terrein waar hij in de weg staat. Op dezelfde plaatsen wisselen wij van trailer wanneer de planning of de rijtijdenregels dat vragen. En wanneer de eindlocatie geen container aankan, laden wij daar over op materieel dat er wel geraakt.
Kunnen wij ook decor en standmateriaal opslaan?
Ja. Naast containers bergen wij ook los eventmateriaal in ons magazijn. Denk aan decorstukken, standwanden, banners, flightcases, meubilair en verpakkingen die u pas bij de afbraak weer nodig hebt.
Voor materiaal dat een paar keer per jaar meegaat, is dat vaak goedkoper dan zelf een loods aanhouden. U meldt wanneer het weer moet vertrekken, wij laden het en brengen het naar de volgende locatie. Ook tussen twee beurzen door blijft het gewoon bij ons staan.
Wat doen wij wel en wat niet?
Wel:
- Wegtransport met tautliner of gesloten vrachtwagen naar beurshallen en eventterreinen
- Wegtransport met vlakke trailer of semidieplader voor podiumdelen, constructies en machines
- Containertransport van en naar evenementlocaties in Europa
- One-way verkeer tussen opeenvolgende locaties
- Tussentijdse opslag van containers in onze depots in de Benelux en Duitsland
- Magazijnopslag van decor, standmateriaal, flightcases en verpakkingen tussen twee events
- Kraanwerk waar dat nodig is
- Last-minute aanvragen, in de mate dat er materieel vrij is
- Douaneformaliteiten en documenten zoals CMR of e-CMR en T1
Niet:
- Groupage met een reeks losse afspraken en tijdssloten. Dit werk gaat per volle wagen of per container
- Standopbouw of afbraak ter plaatse